Cómo optimizar la gestión de una floristería

Las floristerías son negocios que requieren un manejo especial, debido a que las flores son productos muy perecederos. Todos los procesos deben estar claramente definidos a fin de garantizar que estas se procesen adecuadamente a fin de que el cliente las reciba en condiciones óptimas y con la mejor presentación.

Para esto, es imprescindible contar con un mapa de todas las tareas que se realizan de forma rutinaria en la floristería y la ruta para cumplirlas de manera eficiente. Por otra parte, debes contar con un personal adecuadamente capacitado y que conozca el funcionamiento de la empresa.

En este tipo de negocios hay fases clave como todo lo relacionado con la compra de materiales, procesamiento y entrega de pedidos así como las estrategias de marketing. Estas van acompañadas de procesos de apoyo que incluyen desde la gestión técnica hasta el control de calidad del producto final.

En este sentido, debes tomar en cuenta diversos aspectos que van desde la definición de los procesos de la empresa hasta el uso adecuado de la tecnología. A continuación, te presento algunos consejos que te ayudarán a optimizar la gestión de tu floristería.

Define los distintos procesos

Lo primero que debes hacer es determinar aquellos procesos que son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa. En una floristería es clave coordinar la compra de las flores según la temporada así como tener un buen sistema de elaboración y seguimiento de los pedidos.

Luego, debes tener una estrategia de marketing enfocada a la captación de nuevos clientes por diferentes canales. Además, todo el proceso de distribución debe seguir un protocolo para garantizar que el cliente reciba los pedidos a tiempo, que el producto se vea fresco y tenga una excelente presentación.

Esto se asocia a otros procesos de apoyo como es la gestión técnica y el control de calidad de cada uno de los pedidos que salen de la floristería. Asimismo, se debe cuidar todo lo referente a las condiciones de almacenamiento para que las flores estén en perfecto estado así como el embalaje.

En general, un mapa de procesos es una excelente forma de organizar todas las tareas dentro de la empresa así como de planificar actividades. Por otra parte, te permite establecer patrones así como definir indicadores de rendimiento, lo que se va a reflejar en un funcionamiento más eficiente de tu floristería.

Simplifica la realización de tareas

Una vez que tienes definidos los distintos procesos de funcionamiento, se deben establecer las tareas paso a paso. De esta forma, será mucho más sencillo para todo el personal seguir los procedimientos y garantizar la calidad final del producto.

Por ejemplo, si uno de tus procesos fundamentales es la elaboración de los pedidos, es importante definir sus diferentes fases. La primera es recibir el pedido de parte del cliente, para lo que deberías tener un formulario tanto en tu tienda física como online.

Posteriormente, otros trabajadores se deben encargar de seleccionar el material de trabajo y hacer los arreglos florales con base a un patrón establecido. Al finalizar este proceso, es necesario superar el control de calidad para el posterior etiquetado y luego se lleva al departamento de envíos.

La mejor forma de optimizar estos procesos es realizar manuales o guías de trabajo, con listas de chequeo. Así, los empleados que intervienen en cada fase tendrán menores posibilidades de cometer errores que se reflejen en un mal servicio al cliente.

Utiliza herramientas de gestión

Una de las mejores formas de optimizar el funcionamiento de tu floristería, es hacer uso de herramientas que permiten la automatización y seguimiento de procesos. Para esto, lo más recomendable es contar con un TPV (Terminal de Punto de Venta), que es un sistema mediante el cual puedes integrar todos los procesos de la empresa.

Este tipo de software te permite llevar el control de tus ventas, además de contar con una gran diversidad de funciones que facilitan la gestión administrativa. Muchos tienen un módulo de control de inventarios, donde llevas el control exacto de toda la existencia en el almacén y te permiten conectarte con los proveedores para hacer tus pedidos.

Además, si tienes varias tiendas es posible que hagas transferencias de un almacén a otro, llevando el registro de cada producto. Un buen TPV te brinda la posibilidad de comunicar tu tienda online con la física y automatizar funciones como la actualización de productos en la página web, cuando los subes a tu base de datos.

Asimismo, un TPV completo como el que te ofrece Glop.es, tiene herramientas que ayudan a tu estrategia de marketing. Por ejemplo, conexión con diversas plataformas para hacer email marketing y poder conectar con tus redes sociales.

Otras bondades de usar estos sistemas es que puedes desarrollar un excelente programa de fidelización, ya que guarda información de tus clientes. Así, les puedes brindar atención personalizada como ofertas, descuentos especiales o cupones de regalo, entre otros.

Toma decisiones de negocio basado en la información

Conocer el funcionamiento de tu empresa es fundamental para tomar las decisiones correctas para seguir creciendo. En este aspecto también te será muy útil contar con un sistema TPV, desde donde puedes descargar información en tiempo real de volumen de ventas, comportamiento de tus clientes o movimiento del inventario.

Desde saber las flores que más salida tienen en una temporada hasta el empleado que realiza más ventas te puede ser de gran utilidad. Además, podrás estudiar las preferencias de tus clientes y desarrollar una mejor estrategia de marketing.

Igualmente, toma en cuenta el movimiento del mercado en tu sector y las vías que puedes seguir para ser más competitivo. Esto también te brindará elementos claves para tomar decisiones como el momento adecuado para expandir el negocio o ampliar los servicios que ofreces.

Haz seguimiento

Tan importante como definir los procesos y simplificar las tareas, es hacer el seguimiento de los planes que se ejecutan. Si has implementado, por ejemplo, un nuevo formato de tomar los pedidos al cliente, realiza una evaluación de su eficiencia.

Consulta con los empleados involucrados directamente en llevar a cabo estas tareas y solicita su opinión. Asimismo, es importante que tomes en cuenta la percepción del cliente en cuanto a que sus necesidades son cubiertas con los servicios que ofreces.

Si detectas que algunas de las estrategias implementadas no funciona adecuadamente, haz los correctivos necesarios. Un negocio exitoso es aquel que está en constante evaluación y va ajustando sus procesos a las necesidades de sus clientes.

Invierte en Recursos Humanos

En cualquier empresa, uno de los principales activos es su personal, por lo que debes garantizar que estén cualificados para el desempeño de sus funciones. Para esto, se requieren optimizar los diferentes procesos dentro del departamento de Recursos Humanos.

La primera fase es seleccionar al personal más capacitado para cada una de las funciones que se llevan a cabo en la floristería. Asimismo, es importante desarrollar un programa de capacitación, a fin de que los empleados conozcan sus tareas y sean capaces de cumplirlas eficientemente.

Esto se debe complementar con programas de estímulo y motivación, incluyendo incentivos económicos con base al rendimiento. Y es muy importante que abras un espacio para que los trabajadores puedan expresar nuevas ideas en cuanto a los procesos en los que participan.

De esta forma, podrás aprovechar su experiencia así como su creatividad para que las tareas se realicen por vías más sencillas y en menor tiempo. Esto además, contribuirá a reforzar el compromiso de los empleados con respecto a la empresa.

Cuida a tus clientes

Una empresa exitosa es capaz de mantener su cartera de clientes a la vez que logra captar otros compradores. Para esto, debes hacer que la experiencia de compra de tus usuarios sea satisfactoria y facilitarles el acceso a tu tienda y servicios.

Por ejemplo, desarrolla una app que puedan descargar en su Smartphone y desde ahí ver los productos y hacer sus pedidos. Además, desarrolla un programa de fidelización que incluya algunas estrategias como cupones de regalo u ofertas especiales.

Con el uso de un buen TPV, también es posible personalizar la experiencia de tus clientes y presentarles aquellas promociones que le son más atractivas. Y un detalle personal siempre hará que se sientan como en casa, así que utiliza la información de tu base de datos para enviar una felicitación de cumpleaños con un regalo especial, como una tarjeta de descuento.